解凍差旅成本 讓企業(yè)舞動(dòng)的更輕盈

　　2010年，三星集團(tuán)大中華區(qū)銷(xiāo)售額達(dá)到了518億美元，美的集團(tuán)的全球銷(xiāo)售額突破1150億元，居歷史高點(diǎn)。而在公司內(nèi)部一些問(wèn)題和隱憂也日漸顯現(xiàn)：?jiǎn)T工的差旅費(fèi)用成為公司運(yùn)營(yíng)的一項(xiàng)較大支出。企業(yè)每月都要準(zhǔn)備大量備用金和支付現(xiàn)金以備差旅使用，而眾多子公司使用不同的現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)流程復(fù)雜，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)時(shí)效和格式缺乏一致性，給財(cái)務(wù)部門(mén)和差旅員工的工作都造成了極大的不便。

　　美的和三星所面臨的問(wèn)題并不是個(gè)案，據(jù)美國(guó)運(yùn)通公司發(fā)布的《2010年中國(guó)商務(wù)旅行情況調(diào)查報(bào)告》顯示，目前仍有91%和67%的企業(yè)采用現(xiàn)金收據(jù)報(bào)銷(xiāo)和暫支現(xiàn)金的方式支付差旅費(fèi)用。通過(guò)科學(xué)而系統(tǒng)的手段加強(qiáng)內(nèi)部差旅管理，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，已成為諸多公司亟待解決的問(wèn)題。

　　一直占據(jù)商旅產(chǎn)業(yè)支付環(huán)節(jié)的各大金融機(jī)構(gòu)，也已經(jīng)意識(shí)到商旅費(fèi)用管理市場(chǎng)的巨大空間。因敢于創(chuàng)新和服務(wù)品質(zhì)而享有口碑的招商銀行在2006年率先在國(guó)內(nèi)推出系列商務(wù)卡產(chǎn)品，包括精英商務(wù)卡、商務(wù)卡和采購(gòu)卡，以其卓越的功能和全面的服務(wù)為企業(yè)提供了一整套個(gè)性化的商旅解決方案，在現(xiàn)金流、成本控制和員工滿意度管理上著手推動(dòng)著企業(yè)商務(wù)管理，在2010年福布斯世界五百?gòu)?qiáng)企業(yè)榜單中，已有超過(guò)1/3的企業(yè)在中國(guó)使用招行商務(wù)卡。

　　舒緩現(xiàn)金壓力，釋放備用金

　　美的集團(tuán)全球員工20萬(wàn)人，在使用招行商務(wù)卡之前，旗下各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)每個(gè)月平均用于員工差旅的備用金較大，這給企業(yè)的現(xiàn)金流造成了一定的壓力，也限制了運(yùn)營(yíng)層面更多的資源調(diào)度。

　　招行商務(wù)卡為企業(yè)提供獨(dú)立于個(gè)人授信的企業(yè)專項(xiàng)授信，可以進(jìn)行包括機(jī)票、酒店等在內(nèi)的五大商旅專項(xiàng)支出，員工消費(fèi)后公司在設(shè)定的還賬日集中還款即可，極大地減少了差旅的現(xiàn)金量。

　　“自從推出商務(wù)卡計(jì)劃以來(lái)，用于差旅和招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的備用現(xiàn)金已幾乎減少到 0%。”美的日電集團(tuán)的管理層對(duì)招行商務(wù)卡為公司帶來(lái)的利益點(diǎn)有切身的體會(huì)。

　　報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化 差旅成本降低

　　“以前，我出差前要先提交紙質(zhì)版申請(qǐng)，找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽字。回來(lái)后把住宿、吃飯、打車(chē)的發(fā)票給財(cái)務(wù)，再找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)過(guò)總部層層審核才能走完報(bào)銷(xiāo)流程。”一位美的員工這樣說(shuō)到，“出趟差，要把行政、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)管理找個(gè)遍，別提有多麻煩了。”

　　招行商務(wù)卡與美的集團(tuán)使用的電子報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)之間的完美結(jié)合則為解決這些煩惱找了一條捷徑。員工只需在出差前登錄系統(tǒng)，提交申請(qǐng)，獲得各團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后便可開(kāi)始行程。出差回來(lái)后將信用卡交易憑條和交易記錄交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)人員核實(shí)交易憑條即可完成審核，銀行提供月度的財(cái)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)分析，相對(duì)節(jié)約了行政和財(cái)務(wù)部門(mén)30%的工作量。

　　得到節(jié)約的除了行政成本，還有差旅成本。招行商務(wù)卡也是一個(gè)商旅信息綜合平臺(tái)，企業(yè)授權(quán)人可以隨時(shí)查詢交易信息、商戶信息，通過(guò)分析交易數(shù)據(jù)提高了和酒店的議價(jià)能力，節(jié)約了差旅成本。同時(shí)由于交易自動(dòng)生成的商務(wù)卡數(shù)據(jù)被直接發(fā)送到電子管理系統(tǒng)，大大減少了人為操作的空間，并且可以一查到底。境外專業(yè)媒體《商業(yè)旅行新聞》報(bào)道顯示，長(zhǎng)期、全程、度身定做的差旅管理能為公司節(jié)省50%以上的成本，減少行政部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)以及人員占用，使員工差旅更高效、便捷和舒適。

　　滿意度提高之法

　　“在用招行商務(wù)卡之前，公司的報(bào)銷(xiāo)手續(xù)有點(diǎn)繁瑣。” 三星電子(中國(guó))管理支持團(tuán)隊(duì)高級(jí)財(cái)務(wù)經(jīng)理隋銘這樣說(shuō)到。“在啟用商務(wù)卡之前，員工要用很多時(shí)間整理收款憑據(jù)和以手工方式把所有相關(guān)的交易數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，招商銀行商務(wù)卡與三星全球 ERP 系統(tǒng)集成之后，商務(wù)卡交易數(shù)據(jù)可以自動(dòng)輸入三星專用的開(kāi)支管理模塊當(dāng)中，員工報(bào)銷(xiāo)的手續(xù)可以在幾分鐘之內(nèi)完成，節(jié)省了他們的時(shí)間，還保證所提交的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，因此員工感到很滿意。”

　　同時(shí)招行的服務(wù)口碑也為員工的滿意度加分。前期，銀行會(huì)派專業(yè)團(tuán)隊(duì)駐扎公司，分析差旅管理流程中的問(wèn)題，將商務(wù)卡系統(tǒng)與ERP、OA等企業(yè)自有系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。并在六個(gè)月里，為集團(tuán)內(nèi)的商務(wù)卡管理員提供5次以上的培訓(xùn)課程，教授企業(yè)員工如何申請(qǐng)、使用、支付等一系列問(wèn)題。除了國(guó)際通行的支付功能，全年無(wú)休的中英雙語(yǔ)400熱線、突發(fā)事件提供全球24小時(shí)緊急救助等服務(wù)和關(guān)懷也讓可能身處全球各地的國(guó)際化企業(yè)員工有了更加安心的保障。

　　“我們最終選擇招行商務(wù)卡，不僅僅是因?yàn)檎行斜椴既虻木W(wǎng)絡(luò)，更主要是因?yàn)樗诠緲I(yè)務(wù)方面一直做得很專業(yè)，而且很安全。”美的集團(tuán)的相關(guān)負(fù)責(zé)人說(shuō)出了選擇招行的理由。洞悉環(huán)境趨勢(shì)，提供專業(yè)細(xì)致的服務(wù)；根據(jù)客戶個(gè)性化需求，尋求解決之道。這就是三星和美的不約而同地選擇招商銀行參與他們企業(yè)資金流程管理的原因。