不要讓辦公室成為你的效率殺手

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上個(gè)月在北京的時(shí)候去拜訪(fǎng)了一下天放，課程格子有兩項(xiàng)措施我特別喜歡，一個(gè)是 productivity city，如上圖，是在辦公室里隔出來(lái)的非常獨(dú)立的一個(gè)小房間，里面不準(zhǔn)說(shuō)話(huà)，手機(jī)必須靜音，同時(shí)這個(gè)房間不能超過(guò)三個(gè)人。天放介紹了一下這個(gè)是給團(tuán)隊(duì)成員需要專(zhuān)注工作時(shí)提供的一個(gè)特殊場(chǎng)所。另一點(diǎn)是天放給所以員工提供了住房補(bǔ)貼，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)的人住在公司邊上，這樣就可以不用浪費(fèi)時(shí)間在交通上，以一個(gè)飽滿(mǎn)的狀態(tài)進(jìn)入工作狀態(tài)。

我之所以喜歡遠(yuǎn)程工作，正是因?yàn)槟茏屛要?dú)處專(zhuān)注地工作和不用花時(shí)間在交通上，工作更高效，這也是我為什么認(rèn)為辦公室很容易成為效率殺手的原因。而這兩項(xiàng)措施非常聰明，在我看來(lái)正是在減少辦公室的副作用，最大化辦公室的正向作用。

其實(shí)不管是遠(yuǎn)程辦公還是本地辦公，最終的訴求都是要更高效的工作，提供更好的工作成果。但是，怎樣才算是更高效，更好的工作成果?最直覺(jué)的評(píng)判是，像我們做 Consulting 的時(shí)候按照時(shí)薪計(jì)費(fèi)，看 Terry 的 「我如何把薪水從 50 人民幣/天提升到 100 美元/小時(shí)的」 系列文章，那么，是否是我們?cè)谝粋€(gè)小時(shí)內(nèi)有更多的產(chǎn)出就是高效? 如果是體力工作者，可以說(shuō)是對(duì)的，比如富士康車(chē)間，一個(gè)工人生產(chǎn)出了更多的機(jī)器就可以認(rèn)為是更高效。但是對(duì)于腦力工作者…. 這不科學(xué)啊，因?yàn)槌藬?shù)量還有質(zhì)量，同樣是我們，不能說(shuō)是寫(xiě)了更多行的代碼就是更高效，也不能說(shuō)是完成了更多個(gè)功能就是更高效，抑或其他。所以，只能依賴(lài)一些不靠譜的可以量化的數(shù)據(jù)，比如在辦公室呆了多久。但是，有一點(diǎn)每個(gè)人都會(huì)知道的是，辦公室是不是你工作效率最高的地方?停下來(lái)仔細(xì)想想，我相信很多人會(huì)說(shuō)不是，比如很多工程師在夜深人靜時(shí)，編碼如泉涌，兩三個(gè)小時(shí)做的事會(huì)等于或者超過(guò)白天在辦公室的八個(gè)小時(shí)。所以，如何提高在辦公室的工作效率，如何科學(xué)使用辦公室資源，是一個(gè)很值得團(tuán)隊(duì)思考的問(wèn)題。

在我看來(lái)，辦公室得到的是溝通效率，失去的是工作效率。

溝通分很多方式，除了語(yǔ)言，還有肢體的、表情的、眼神的交流，所以當(dāng)大家在一起的時(shí)候，溝通會(huì)更高效，但是卻不能濫用。作為一個(gè)多年的遠(yuǎn)程工作者，只有兩件事情是我覺(jué)得非常希望大家是在一起面對(duì)面溝通的，第一種是在大方向選擇如何前進(jìn)時(shí)的溝通，因?yàn)樾枰y(tǒng)一思想，用最小的時(shí)間達(dá)成一致，第二種是需要結(jié)對(duì)找問(wèn)題的時(shí)候，大家對(duì)著一塊屏幕直接交流，在一起能省不少口舌和時(shí)間。其他情況，真不是那么重要，反而一不小心會(huì)壞事。比如當(dāng)我跟團(tuán)隊(duì)一起在辦公室的時(shí)候，有時(shí)有什么事情就不經(jīng)大腦思考地立刻提出來(lái)：“Terry 啊, 你看這個(gè)事情 @!@￥#%&￥!@#￥%*&”，Terry 會(huì)茫然的抬起頭看著我，然后心不在焉地回了幾句，一來(lái)一回過(guò)段時(shí)間才進(jìn)入真正地溝通狀態(tài)。既粗暴地打斷了正在專(zhuān)心做事的同事，同時(shí)也因?yàn)闆](méi)想清楚要討論的事情導(dǎo)致了溝通延長(zhǎng)。所以，我們團(tuán)隊(duì)會(huì)不斷地提醒自己，如果要溝通，一定要多想一步甚至幾步，想清楚后再找人，這樣才能最高效。我在運(yùn)營(yíng) Pragmatic.ly 時(shí)接觸過(guò)不少用戶(hù)，認(rèn)為大家都在一個(gè)辦公室，有什么事情拍拍肩膀直接說(shuō)就夠了，這樣最高效。其實(shí)很不高效，一定要想清楚，這個(gè)事情是不是既緊急又重要，如果不是，那么用其他方式如文本、聊天室會(huì)更好。

開(kāi)會(huì)是另一個(gè)需要非常注意的溝通。正如 「小團(tuán)隊(duì)如何高效協(xié)作」 的留言里 greatghoul 所說(shuō)，有些老板無(wú)法自拔地喜歡開(kāi)會(huì)。開(kāi)會(huì)是很容易上癮的，非常有存在感，所以我們一定要明確開(kāi)會(huì)的目的，然后嚴(yán)格控制時(shí)間。不然一不小心本來(lái)半個(gè)小時(shí)的會(huì)就開(kāi)成了一個(gè)小時(shí)兩個(gè)小時(shí)，不要以為只增加了一個(gè)多小時(shí)大不了，如果是 5 個(gè)人參加那可是將近 8 個(gè)小時(shí)，10 個(gè)人參加那可是將近 2 個(gè)工作日。而且，之后會(huì)開(kāi)始雪球效應(yīng)，每件要做的事情都會(huì)因此拖延，真的是牽一發(fā)而動(dòng)全身。所以現(xiàn)在我們團(tuán)隊(duì)一起開(kāi)會(huì)時(shí)我都會(huì)掐表，每個(gè)人都限制說(shuō)話(huà)的時(shí)間。比如Strikingly 團(tuán)隊(duì)甚至 Joyce 會(huì)在外面看著時(shí)間做提醒，很值得學(xué)習(xí)。除了控制時(shí)間之外，還需要做到不讓不必要的人參加不必要的會(huì)。我記得我們?cè)谧?Present.ly 的時(shí)候，有時(shí)團(tuán)隊(duì)會(huì)在開(kāi)會(huì)時(shí)討論一些細(xì)節(jié)實(shí)現(xiàn)，然后我就悲劇了，因?yàn)楦覜](méi)什么關(guān)系，但是我還是得在席，消磨時(shí)間。這些明顯應(yīng)該私下繼續(xù)交流，而不是浪費(fèi)大家的時(shí)間。另外一點(diǎn)，可能很多團(tuán)隊(duì)沒(méi)怎么注意的是，開(kāi)會(huì)的時(shí)間也很重要，根據(jù)團(tuán)隊(duì)的工作習(xí)慣選擇合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間，防止因?yàn)殚_(kāi)會(huì)時(shí)間把工作時(shí)間劃分成碎片，也會(huì)導(dǎo)致效率低下。我們?cè)趪L試了不同的時(shí)間段后，目前中飯過(guò)后是最適合我們做每天狀態(tài)更新會(huì)議的時(shí)間。

溝通之外，還得把結(jié)果沉淀，防止二次溝通、三次溝通，抑或避免換了做事人后所有都要重新溝通一遍。做為沒(méi)有秘書(shū)的小團(tuán)隊(duì)，一定不要忽略這點(diǎn)。所以這也正是我們會(huì)盡量在 Pragmatic.ly 里討論的原因，自然沉淀。在 Roy 9 月份加入團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，要做事時(shí)他在 Pragmatic.ly 里就能看到我們之前的設(shè)計(jì)思路和討論，節(jié)省了我們大量時(shí)間。

一旦大家養(yǎng)成良好的溝通習(xí)慣后，就可以考慮工作效率了。說(shuō)辦公室是天然的工作效率殺手一點(diǎn)都不夸張。要高效地工作，不簡(jiǎn)單又簡(jiǎn)單，無(wú)非是做到三點(diǎn):

專(zhuān)注地

用正確的方法

做正確的事情

如何專(zhuān)注地? 如果大家數(shù)數(shù)看在工作時(shí)每天被人打斷多少次，比如身邊走過(guò)的同事，比如同事直接的說(shuō)話(huà)交流，比如不必要的被溝通，絕對(duì)會(huì)嚇你一跳。所以你會(huì)看到，很多人工作的時(shí)候喜歡帶個(gè)耳機(jī)，開(kāi)著音樂(lè)，就是要給自己創(chuàng)造一個(gè)隔離的環(huán)境，避免工作時(shí)被外界打擾。當(dāng)然，我還見(jiàn)過(guò)更有意思的時(shí)，有些團(tuán)隊(duì)在辦公室工作時(shí)是很少走動(dòng)很少交流的，也就只是在吃飯時(shí)才會(huì)讓你感覺(jué)到你是在公司和大家一起上班，其實(shí)都是一樣的目的。所以，有條件的建議大家學(xué)學(xué)課程格子開(kāi)辟個(gè)高產(chǎn)室，XD。

用正確的方法。我們見(jiàn)識(shí)過(guò)不少的團(tuán)隊(duì)非常專(zhuān)注的在做事，但是卻用了錯(cuò)誤的方法，結(jié)果只能是事倍功半，非常不劃算。比如，一些團(tuán)隊(duì)在用 Excel 管理項(xiàng)目和跟蹤進(jìn)度，每天在 QQ 上傳來(lái)傳去，好一點(diǎn)的即使用 Google Spreadsheet 也是大家不時(shí)地去刷新看看有沒(méi)有新的變化，這些都是不正確的方法，顯然用高效項(xiàng)目管理工具如 Pragmatic.ly 會(huì)節(jié)省大量的時(shí)間來(lái)做正確的事。

做正確的事情。首先要讓合適的人去做合適的事，顯然讓我去做視覺(jué)設(shè)計(jì)就不是在做正確的事。另外，正確的事情一般是跟時(shí)間有關(guān)，需要大家都清楚現(xiàn)在的目標(biāo)是什么，什么是最高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，大家各自的狀態(tài)是什么，管理方式是否合理，而這些正是 Pragmatic.ly 的巨大價(jià)值，隨時(shí)讓大家保持在一個(gè)節(jié)奏上，讓合適的資源在正確的時(shí)間能立刻去做最適合的事。